Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh, Untuk kesempatan kali ini kita akan mulai sebuah pembahasan mengenai Analisis Jabatan. Oleh karena itulah kami akan membahasnya secara lengkap yang meliputi Pengertian, Definisi, Tujuan, Manfaat, Metode , Jenis-jenis, dan pentingnya melakukan Analisis Jabatan agar para pembaca bisa mendapatkan ilmu dan juga informasi setelah membaca artikel ini.
Dalam sebuah perusahaan, untuk bisa memanajemen sumber daya manusia dengan baik membutuhkan yang namanya analisis jabatan. Keberadaan analisis akan jabatan ini terbilang sangat penting. Karena peranan yang penting tersebut tentunya mengharuskan sebuah pembahasan secara mendetail.
Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan itu sendiri merupakan sebuah kegiatan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan dan juga pekerjaan dengan persyaratan tertentu. Untuk bahasa singkatnya yaitu langkah mengidentifikasi tugas dan juga syarat suatu pekerjaan. Pekerjaan tersebut dijabarkan mengenai tugas dan persyaratan yang harus dilakukan oleh seseorang.
Tentunya untuk bisa mengidentifikasi sebuah tugas harus melakukan pengumpulan data mengenai jabatan. informasi yang diolah dari analisis ini biasanya digunakan untuk kepentingan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
Selain hal tersebut, analisis jabatan atau yang dikenal juga dengan job analysis ini merupakan sebuah eksplorasi yang sistematis sebuah jabatan. Dengan melakukan sebuah studi dan juga pencatatan tanggung jawab seperti tugas dan keterampilan yang dimiliki.
Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu cara, prosedur dan kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan dan menganalisi informasi tentang pekerjaan, berupa: deskripsi pekerjaan, indikator pekerjaan, pendidikan dan kompetensi yang diperlukan, prosedur operasi melaksanakan pekerjaan, hasil pekerjaan serta kompensasi dan penilaian pekerjaan. Analisis jabatan memberikan informasi berharga bagi perusahaan antara lain penentuan strategi penarikan, seleksi, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan, design dan redesign jabatan dan perencanaan SDM.
Analisis jabatan merupakan proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi, yang berhubungan dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya. Analisis pekerjaan memberikan ringkasan mengenai kewajiban dan tanggung jawab suatu pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lainnya, pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan, dan lingkungan kerja dimana pekerjaan tersebut dijalankan.
Analisis jabatan adalah upaya untuk mengidentifikasi suatu jabatan dari segi aktivitas tugasnya, prasyarat dan spesifikasinya untuk nantinya dapat menempatkan orang yang tepat, sesuai dengan kemampuan, keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan tersebut. Hasil analisis jabatan memberikan informasi yang menguraikan berbagai hal mengenai jabatan tersebut, yang dapat digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job spesification). Uraian jabatan adalah suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, dan kondisi kerja. Sedangkan spesifikasi jabatan adalah suatu daftar dari suatu jabatan, meliputi pendidikan, keterampilan, kepribadian dan lain-lain yang sesuai dengan jabatan tersebut.
Berikut definisi dan pengertian analisa jabatan dari beberapa sumber buku:
1. Menurut Wirawan (2015), analisis jabatan adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan jabatan secara sistematis dan teratur, antara lain; mengenai dimensi /fungsi-fungsi dan indikator pekerjaan, pendidikan dan kompetensi tenaga yang diperlukan, teknologi/peralatan yang diperlukan, prosedur operasi melaksanakan pekerjaan, hasil pekerjaan, kompensasi tenaga pelaksana dan teknik menilai kinerja.
2. Menurut Hasibuan (2011), analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. Analisis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.
3. Menurut Serdamayanti (2010), analisis jabatan adalah cara sistematis mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, serta konteks di mana pekerjaan dilaksanakan. Analisis jabatan biasanya melibatkan pengumpulan informasi karakteristik pekerjaan yang membedakan dengan pekerjaan lain.
4. Menurut Alwi (2001), analisis jabatan adalah aktivitas penting dalam MSDM berupa deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan yang merupakan informasi yang sangat dibutuhkan bagi penentuan strategi penarikan, seleksi, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan, design, dan redesign jabatan, dan perencanaan SDM.
5. Menurut Dessler (2014), analisis jabatan adalah prosedur yang dilakukan untuk menentukan tugas-tugas dari suatu jabatan, serta spesifikasi SDM yang tepat untuk mengisi jabatan tersebut. Analisis jabatan menghasilkan informasi untuk menulis deskripsi pekerjaan (daftar yang berisi apa yang diminta oleh pekerjaan tersebut) dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut).
Tujuan Analisis Jabatan
1. Perencanaan Organisasi dan Tenaga Kerja
Ini berguna dalam perencanaan organisasi, karena mendefinisikan kebutuhan tenaga kerja secara konkret dan mengkoordinasikan aktivitas tenaga kerja, dan dengan jelas membagi tugas dan tanggung jawab.
2. Rekrutmen dan Seleksi
Dengan menunjukkan persyaratan khusus dari setiap pekerjaan (misalnya keterampilan dan pengetahuan), ini memberikan dasar yang realistis untuk perekrutan, pelatihan, penempatan, mutasi dan promosi jabatan.
Pada dasarnya, tujuannya adalah untuk menyesuaikan persyaratan pekerjaan dengan bakat, kemampuan, dan minat pekerja. Ini juga membantu dalam memetakan saluran promosi dan dalam menunjukkan garis lateral transfer.
3. Administrasi Upah dan Gaji
Dengan menunjukkan kualifikasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tertentu dan risiko serta bahaya yang terlibat dalam kinerjanya, ini membantu dalam administrasi gaji dan pengupahan. Analisis pekerjaan digunakan sebagai dasar untuk evaluasi pekerjaan.
4. Job Reengineering
Analisis pekerjaan atau Job Reengineering memberikan informasi yang memungkinkan kita untuk mengubah pekerjaan agar memungkinkan mereka diawaki oleh personel dengan karakteristik dan kualifikasi tertentu.
Cara ini mengambil dua bentuk:
a. Kegiatan teknik industri, yang berkaitan dengan analisis operasional, studi gerak, metode penyederhanaan pekerjaan dan perbaikan tempat kerja dan pengukurannya, dan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya tenaga kerja satuan, dan menetapkan standar produksi yang digunakan oleh karyawan. diharapkan untuk bertemu; dan
b. Aktivitas rekayasa manusia, yang mempertimbangkan kemampuan manusia, baik fisik maupun psikologis, dan mempersiapkan landasan untuk operasi administrasi industri yang kompleks, peningkatan efisiensi dan produktivitas yang lebih baik.
5. Pelatihan Karyawan dan Pengembangan Manajemen
Analisis pekerjaan memberikan informasi yang diperlukan untuk manajemen program pelatihan dan pengembangan. Ini membantu untuk menentukan konten dan pokok bahasan dari kursus pelatihan. Selain itu juga membantu dalam pengecekan informasi lamaran, wawancara, penimbangan hasil tes, dan pengecekan referensi.
6. Penilaian Kinerja
Analisis jabatan ini membantu dalam menetapkan standar yang jelas yang dapat dibandingkan dengan kontribusi aktual setiap individu.
Manfaat Analisis Jabatan
Dalam menerapkan sesuatu untuk perusahan, tentu terdapat sebuah manfaat yang diharapkan. Ada banyak manfaat yang bisa didapatkan ketika perusahaan menerapkan job analysis ini, diantaranya:
1. Memecahkan Sebuah Masalah Tentang Kepegawaian
Ketika seorang karyawan atau pegawai terdapat masalah dalam menjalankan tugasnya, hal ini dapat dengan mudah diatasi dengan menggunakan job analysis tersebut. kemampuan dalam menangkap masalah terhadap kepegawaian menjadi manfaat yang bisa didapatkan.
2. Penempatan Posisi Tenaga Kerja
Sebuah analisis yang dilakukan kan mampu menangkap posisi seperti apa yang tepat untuk seorang karyawan. Adanya kesesuaian antara keterampilan, kemampuan akan menjadi langkah yang tepat bagi sebuah perusahaan dalam menempatkan seorang karyawan.
3. Sebagai Sarana Promosi Jabatan
Sebuah promosi jabatan terkadang perlu untuk meningkatkan skill karyawan. Dengan adanya analisis ini akan mampu memilih seseorang yang tepat untuk melakukan promosi jabatan. Hl ini berimbas pada tanggung jawab yang hendak diberikan pada karyawan tersebut.
4. Penambahan Sebuah Organisasi
Ketika terdapat sebuah kekurangan dalam sebuah organisasi adanya informasi yang diberikan dari analisis jabatan akan digunakan sebagai saran pembenahan. Hal ini akan menjadi keuntungan bagi perusahaan karena bisa memberikan sebuah kebijakan baru.
Metode Analisis Jabatan
Pemilihan metode dalam analisis jabatan harus didasarkan pada tujuan-tujuan penggunaan informasi (evaluasi pekerjaan, kenaikan bayaran, pengembangan dan sebagainya) dan pendekatan yang paling cocok untuk organisasi tertentu. Menurut Mondy (2008), terdapat beberapa metode yang biasa digunakan dalam penentuan analisis jabatan, yaitu:
1. Kuesioner.
Kuesioner biasanya digunakan dengan cepat dan ekonomis. Analisis jabatan bisa memberikan kuesioner terstruktur kepada para karyawan, yang mengidentifikasikan tugas-tugas yang mereka jalankan.
2. Observasi.
Ketika menggunakan metode observasi, analis pekerjaan mengamati karyawan dalam menjalankan tugas-tugas pekerjaan dan mencatat hasil observasinya. Metode ini digunakan terutama untuk mengumpulkan informasi mengenai pekerjaan-pekerjaan yang menekankan keterampilan manual, seperti operator mesin.
3. Wawancara.
Analis mewawancarai karyawan dahulu untuk membantunya mendeskripsikan tugas-tugas yang dikerjakan. Kemudian, analis menghubungi supervisor untuk memperoleh informasi tambahan dalam rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan mengklarifikasi hal-hal tertentu.
4. Catatan karyawan.
Informasi analisis jabatan dikumpulkan dengan meminta para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku harian atau log.
5. Kombinasi metode.
Kombinasi dari berbagai metode seringkali lebih tepat. Dalam menganalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administratif, analis mungkin menggunakan kuesioner didukung dengan wawancara dan observasi terbatas. Analis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilkan deskripsi/spesifikasi pekerjaan yang akurat.
Jenis-jenis Analisis Jabatan
Berikut dibawah ini jenis analisis jabatan:
1. Tradisional
a) Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab, kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu.
b) Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.
2. Berorientasi hasil
a) Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan
b) Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan kualifikasi minimal
c) Contoh pertanyaan yang diajukan :
- TUGAS : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ?
- KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?
- STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ?
- KECAKAPAN : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ?
- KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ?
Pentingnya Analisis Jabatan
Melihat manfaat dan juga tujuan dari analisa jabatan ini, hal tersebut menjadikan hal ini sangat penting keberadaannya dalam perusahaan. Akan sangat disayangkan ketika perusahaan tidak melakukan analisa jabatan ini. ada beberapa alasan yang menjadikan mengapa analisis jabatan ini terbilang sangat penting, diantaranya:
1. Menjamin Akan Arus Kerja
Dalam sebuah arus kerja, ada sebuah keterkaitan antara pekerjaan yang satu dengan yang lainnya. Ketika salah satu dari pekerjaan tersebut belum memahami bagaimana pekerjaan yang seharusnya, tentu kegiatan perusahaan akan terhenti dan tidak efektif.
2. Terhindar Dari Tumpang Tindih Dan Juga Konflik
Meskipun dalam bidang yang beda, namun terkadang ada karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama. Hal ini akan berimbas pada kurangnya tanggung jawab yang ada. Dengan adanya sebuah analisis jabatan ini akan mampu mengatasi hal tersebut.
3. Penentu Kualitas Sumber Daya Manusia
Sebuah sumber daya manusia menjadi penentu bagaimana perusahaan bergerak. Kesadaran akan kualitas sumber daya manusia ini akan memberikan persaingan terhadap bagaimana sebuah perusahaan dijalankan.
4. Menjadi Sarana Tumbuh Kembangnya Perusahaan Yang Ada
Ketika mampu memiliki sebuah sumber daya yang terampil, tentu menjadi kunci sukses tumbuh kembangnya perusahaan. Hal ini sangat jelas ketika melakukan analisis jabatan, bisa menjadi jembatan sebuah perusahaan untuk bisa berkembang lebih baik.
Pada dasarnya sebuah perusahaan memang harus memiliki sumber daya manusia yang berkualitas. Kualitas tersebut tentunya menjadi langkah untuk bisa diterapkan pada posisi jabatan yang tepat. Dengan analisis ini bisa menjadi cara yang paling sistematis untuk bisa memajukan perusahaan.
Demikianlah pembahasan artikel kami diatas tentang Analisis Jabatan yang meliputi Pengertian, Tujuan, Manfaat, Metode , Jenis-jenis, dan pentingnya melakukan Analisis Jabatan. Semoga dapat bermanfaat untuk teman-teman. Terimah kasih.
