Pada postingan kali ini kita akan membahas tentang Surat Niaga – Pengertian, Fungsi, Tujuan dan Jenis-jenis.
Apakah yang dimaksud dengan surat niaga? Surat Niaga adalah suatu surat yang dicetak/ dikeluarkan untuk seseorang atau suatu badan usaha/ perusahaan dengan mempunyai keperluan niaga atau bisnis. nah untuk info lebih jelasnya. silahkan baca penjelasan dibawah ini.
Pengertian Surat Niaga
Surat Niaga adalah utusan atau duta bagi sebuah perusahaan dalam menjalin kerja sama dengan mitra bisnisnya. Oleh karena itu, bahasa surat harus ditata dengan jelas, menarik, dan mudah dipahami.
Surat niaga adalah jenis surat resmi yang mempunyai isi yang berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang ataupun jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dicetak/dikeluarkan untuk seseorang atau suatu badan usaha dengan tujuan untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.
Terdapat beberapa pengertian tentang surat niaga antara lain:
- Surat niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan.
- Surat niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan perniagaan.
- Surat niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh badan-badan atau perusahaan-perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya.
Fungsi dan Tujuan Surat Niaga
Berikut ini terdapat beberapa fungsi dan tujuan surat niaga, terdiri atas:
- Surat niaga adalah bentuk nyata ataupun bukti sah terdapatnya perjanjian.
- Surat niaga sebagai alat pengingat yang harus diarsipkan dan dapat digunakan setiap kali dibutuhkan.
- Surat niaga bisa menjadi wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya.
- Surat niaga juga bisa digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan tugas.
- Surat niaga dapat sebagai alat untuk promosi.
Jenis-Jenis Surat Niaga
Berikut ini terdapat beberapa jenis-jenis surat niaga, terdiri atas:
Surat perjanjian jual-beli adalah akta surat tertentu yang haur ditanda tangani dan harus dibuat secara sengaja, dan juga harus dipakai sesuai dengan keperluan apa surat tsb.
- Surat Perjanjian Sewa-Menyewa
Salah satu contoh surat perjanjian adalah surat perjanjian sewa menyewa. Surat perjanjian sewa menyewa dibuat oleh dua pihak, yaitu pihak penyewa dan pihak yang menyewakan. Surat perjanjian ini memuat pernyataan tertulis mengenai kesepakatan sewa menyewa yang disetujui kedua belah pihak dan ditandatangani oleh saksi-saksi.
Surat perjanjian pada umumnya memuat identitas resmi kedua pihak yang hendak melakukan transaksi. Surat perjanjian pada umumnya juga mencantumkan pasal-pasal yang berisi hak, kewajiban, dan kesepakatan yang harus dipatuhi oleh pihak-pihak yang melakukan transaksi. Pada bagian akhir surat perjanjian, harus dicantumkan tanda tangan dan nama terang pihak-pihak yang melakukan transaksi serta tanda tangan saksi-saksi yang menyaksikan perjanjian transaksi. - Surat Penawaran
Surat penawaran (offerte) adalah surat yang dibuat penjual yang berisikan penawaran dan penginformasian barang dagangan ditujukan kepada colon pembeli baik atas permintaan calon pembeli maupun atas inisiatip penjual sendiri.
Jika surat penawaran dikirim berdasarkan surat permintaan penawaran dinamakan surat balasan permintaan penawaran. Biasanya surat penawaran tersebut kurang kuat kedudukannya karena surat penawaran yang dikirimkanakan dibandingkan dengan surat penawaaran dari peusahaan lainnya.
Sebaliknya, jika surat penawaran yang dikirimkan itu tanpa adanya permintaan penawaran, dalam penyusunan surat lebih leluasa untuk mempromosikan barang yang ditawarkan. Penjual akan lebih aktif menawarkan barang-barangnya agar lebih dikenal. Surat penawaran atas inisiatif sendi biasanya digunakan untuk mempromosikan barang-barang baru.
Macam Surat Penawaran Dilihat Dari Sasaran Calon Pembeli
- Surat penawaran berdasarkan surat permintaan
penawaran karna permintaan konsumen - Surat semacam ini merupakan jawaban atau balasan atas surat yang dikirimkan calon pembeli yang ingin mendapatkan informasi mengenai barang yang ditawarkan penjual. Karena surat penawaran ini merupakan jawaban atau balasan, maka isi pesannya harus sesuai dengan yang dikehendaki pihak calon pembeli. Isi surat balasan permintaan, antara lain sebagai berikut :
- Menjawab keinginan calon pembeli
- Menyebutkan mekanisme syarat pembayaran atau pengiriman barang
- Menyebutkan pelayanan purna jual
- Melampirkan daftar harga, leaflet, bookfet, atau keterangan lain yang dapat memberikan kepuasan calon pembeli
- Harus menunjuk nomor surat permintaan yang diajukan calon pembeli
- Bahasa yang digunakan harus memotivasi calon pembeli untuk bertindak menguntungkan
- Surat penawaran atas inisiatif sendiri memberikan keluasan kepada penjual dalam mempromosikan barang dan menawarkan barang dagangannya. Isi surat semacam ini meliputi hal-hal berikut :
- Menyebutkan nama, mutu, jenis, harga, dan keistimewaan barang
- Menjelaskan syarat pembayaran dan pengiriman barang
- Menyebutkan cara penyerahan barang
- Menyebutkan besarnya potongan jika ada
- Menyebutkan kemudahan purna jual
- Dalam menyusun kalimat surat penawaran, harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Bahasa disusun dengan gaya yang menarik
Isi surat tidak bertentangan dengan barang yang ditawarkan
Kalimat dalam surat harus memotivasi serta menumbuhkan minat calon pembeli untuk mengambil keputusan yang menguntungkan
Menyebutkan sifat penawaran, yaitu sebagai berikut :
Penawaran tetap, yaitu penawaran yang syarat-syarat dan harganya tetap
Penawaran bebas, yaitu penawaran dengan syarat dan harga dapat berubah dengan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu
Penawaran berjangka, yaitu penawaran dengan syarat-syarat dan harga berlaku dalam waktu tertentu
Jika tertarik terhadap surat penawaran ini, biasanya calon pembeli akan mengajukan surat pesanan atau mungkin terlebih dahulu meminta informasi lebih lanjut mengenai barang yang ditawarkan.
Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang berasal atau dikirimkan calon pembeli kepada penjual tau peusahaan. Isinya meminta informasi mengernai barang yang diperlukan/ diinginkannya. Berdasarkan surat permintaan penawaran, pihak penjal akan membalas permintaan tersebut dnega surat balasa n permintaan penawaran. Biasanya surat balasan permintaan penawaran dilampiri daftar harga, atau booklet sebafai bahan perimbangann lain dengan maksud untuk mencari harga yang sesuai dnga kemanpuan keuangan dan keinginan calom pembeli.
Bahasa surat harus disusun dengan kalimat yang jelas dan lengkap agar penjualan atau perusahaan mudah memahami dan mengerti mengenai kriterian barang yang mereka inginkan. Dalam surat permintaan penawaran yang resmi, biasanya calon pembeli meninta keterangan-keterangan sebagai berikut:
Nama, jenis, model, tipe, ukuran, kualitas, kemampuan ,dan harga barang.
Cara pengiriman barang,
Syarata pembayaran,
Contoh barang,
Pelayanan purnajual
Penulisan surat permintaan penawaran perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut.
Mintalah informasi secara terperinci mengenai barang-barang-barang yang dibutuhkan.
Memberikan data yang membaqntu perusahaan atu penjual sebagai bahan masukan untuk pembalas surat.
Informasikan alasan-alasan yang mendorong mengajukan permintaan agar perusahaan atau penjual betul-betul memperhatikan surat kita.
Pada kalimat penutup gunakanlah kelimat yang menguntungkan kedua belah pihak.
Dari keterangan-keterangan di atas maka dapat disimpulkan kegunaan dari surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut.
Sebagai bahan perbandingan dan pertimbangan dalam menentukan pembelian barang
Sebagai bahan pemilihan barang-barang yang sesuai dengan selera dan kebutuhan calon pembeli
Sebagai bahan pembanding dan penyesuaian antara kemampuan keuangan dengan barang yang ditawarkan.
Selain itu surat permintaan penawaran dapat dibuat karna adanya relasi, ataupun hanya sekedar untuk mmengiklankan.
Surat Pesanan
Surat pesanan merupakan surat yang ditulis calon pembeli dan ditujukan kepada pedagang, penjual, atau produsen dengan maksud untuk memesan baran-barang yang diperlukan. Surat pesanan ini mempunyai kedudukan yang kuat dalam komunikasi bisnis karena datangnya dari pembeli yang sudah pasti untuk transaksi jual beli. Surat ini dapat dibuat karna inisiatif sendiri atau adanya penawaran dari penjual.
Seorang pedagang atau penjual setelah menerima surat pesanan harus merespon dan menyelesaikannya dengan segera. Hal ini berkaitan degan syarat-syarat penawaran yang ditetapkan. Oleh karena itu, dalam membalas surat pesanan diperlukan kecepatan dan kejelasan, apakah pesanan dapat diterima atau tidak dapat dipenuhi.
Pokok-pokok isi surat pesanan meliputi hal-hal berikut.
Menyebutkan criteria barang yang dipesan dengan jelas, seperti nama, jenis, merk, tipe, ukuran, kualitas, model dan warna barang yagn dipesan.
Menyebutkan syarat pembayaran dan penyerahan barang
Kesanggupan melakukan pembayaran
Cara pengiriman barang yang diinginkan
Batas waktu pengiriman barang pesanan.
Selain itu, perlu pula diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Nyatakanlah dengan tegas dan jelas bahwa penawaran diterima atau tidak
Jelaskanlah dengan benar dan terperinci mengenai barang-barang yang dipesan.
Tuliskan cara pengiriman, pembayaran, dan penyerahan barang pesanan.
Akhirilah surat dengan kallimat pengharapan, misalnya barang diharapkan diterima tepat waktu.
Begitu pula jika penjual atau pedagang membalas surat pesanan untuk memberi ketenangan kepada pembeli, harus memperhatikan hal-hal seperti di bawah ini:
Jika pesanan tidak dapat dipenuhi karena persediaan tidak ada, penjual harus menyampaikannya dengan cara bijaksanan dan jika memungkinkan tawarkan barang sejenis dengan merk yang berbeda.
Jika terpaksa harus menolak pesanan, ungkapkanlah dengan alasan yang rasional, jelas, dan bahasa yang tepat.
Jika pengiriman kemungkinan terlambat, segera diinforrmasikan dengan alasan yang kuat.
Jika keadaan barang ready stock, sampaikan informasi sebaik-baiknya disertai faktur dan kwitansi sementara.
Sebaiknya disediakan daftar isi tercetak sebagai jawaban khusus untuk pesanan dalam jumlah kecil sehingga proses lebih cepat.
Di samping itu, seorang penjual juga memerlukan suatu kepastian sampai tidaknya pesanan yang dikirimkan. Karena itu, biasannya penjual meminta penegasan kembali tentang sampainya pesanan tersebut melalui surat yang disebut surat konfirmasi penjualan. Surat tersebut akan menjadi pegangan bagi penjual untuk membuat faktur, mengirim barang dan untuk menagih.
Surat Pengaduan
Surat pengaduan (klaim) adalah surat pemberitahuan kepada penjual mengenai ketidaksesuaian barang-barang yagn dikirimkan pesanan disertakan dengan tuntutan penyelesaiannya. Untuk mengajukan tuntutan harus dikemukakan alasan-alasan yang kuat dan masuk akal. Tanpa alasan yang kuat penjual tidak akan memenuhi tuntutan itu. Tuntutan yagn kita ajukan dapat berupa ganti rugi dan langsung ditujuan kepada penjual. Tetapi kika kerugian tersebut terjadi dalam pengangkutan atau dalma gudang, maka tuntutan dapat dialihkan kepada pihak-pihak tersebut.
Sebelum mengajukan tuntutan, pemesan harus meneliti secara seksama letak kekurangan atau kerusakan barang-barang pesanan tersebut disertai dengan bukti-bukti kuat. Dengan cara itu, kita sebagai pemesan dapt memperoleh kejelasan tentang siapa yang di tuntut dan mengganti kerugian atas barang pesanan itu. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan yang lebih fatal.
Agar tidak terjadi pengalihan tuntutan dari satu pihak kepihaklain, maka dalm membuat surat klaim harus diperhatikan unsur-unsur, seperti:kuatnya alasan,menunjukan letak kekuarangan dan kerusakan , mermpunyai bukti-bukti yang sah, disampaikan dengan tidak emosi dan tetap menjaga etika bisnis serta tetap menunjang tinggi keadilan dan kebenaran. Apabila sudah jelas kepada siapa tuntutan tersebut ditujukan, selanjutnuya dan mengajukan pengaduan dengan tuntutan dapat berupa:
pembatalan pembelian barang,
permintaan penggantian barang dengan biaya ditanggung yang bersangkutan,
permintaan ganti rugi sebesar kerugian yang diderita, serta
permintaan potongan harga.
Dalam surat pengaduan ada beberapa hal yang dapat dipertimbangkan oleh pihak-pihak yang diminta pertanggungjawaban:
Kemukankan kelalaian, kesalahan, kerusakan, yang menimbulkan kerugian yang diderita.
Tuliskan bagian barang-barang yang menjadi sumber ketidakpuasan.
Kemikakan tuntutan penyelesaian yang diinginkan atas ketidakpuasan tersebut.
Tunjukkan bukti-bukti mengenai kerugian yang diderita.
Jangan sekali-kali mengajukan surat pengaduan tanpa terlebih dahulu meneliti sumber ketidakpuasan karena akan menimbulkan dengan baik dan teliti. Bahkan ia akan meminta pemesan secara bersama-sama untuk meneliti letak kelalaian dalam proses transaksi jual beli tersebut. Penyelesaian dan tuntutan ganti rugi yang diajuakan pemesan hendaknya tidak terlalau besar sehingga tidak dapat dipenuhi oleh pihak-pihak yang kena tuntutan.
Dalam menyelesaikan berbagai masalah yang timbul akibat dari hubungan bisnis itu, hendaknya tetap dapat memelihara hubungan dagang dengan baik dan memuaskan semua pihak yang terkait dalam kegiatan tersebut.
Faktor-faktor yang menyebabkan adanya surat pengaduan, diantaranya, adalah sebagai berikut:
Kualitas barang tidak sesuai dengan pesanan
Jumlahnya berkurang, susut, hilanng, rusak barang yang diterima.
Tidak tepat waktu sehingga menimbulkan kerugian pemesanan.
Cara pengiriman barang yang tidak sesuai dengan keinginan pemesan.
Tidak puas atas pelayanan yang diberikan, baik selama proses atau purna jual.
Tidak baik dalam pembungkusan.
Jenis, tipe, ukuran, warna barang tidak sesuai dengan pesanan.
Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang atau pejabat tertentu kepada seseorang atau pejabat lain. Pelimpahan wewenang dapat mewakili pihak yang memberi wewenang.
Demikian info kali ini tentang Surat Niaga terkait Pengertian, Tujuan, Fungsi dan jenis-jenisnya. semoga bermanfaat dan terima kasih banyak atas kunjungannya
