Surat – Pengertian, Fungsi dan Jenis – Dalam kehidupan sehari-hari, kita selalu melihat seseorang menggunakan alat komunikasi untuk dapat berhubungan dengan seseorang yang dikehendakinya. Seiring dengan pertumbuhan ilmu pengetahuan, teknologi, dan informasi dari tahun ke tahun mengalami peningkatan yang cukup signifikan di lingkungan masyarakat indonesia. Orang-orang dulu tidak secanggih dengan orang-orang di jaman sekarang.
Apabila kita mengamati secara detail, ada beberapa perbedaan yang membedakan antara orang-orang jaman dahulu dan jaman sekarang. Salah satu diantaranya dalam perbedaan cara berkomunikasi dengan sesama atau dengan kerabat kita. Dahulu sangat sulit kita berkomunikasi dengan kerabat kita yang jauh disana tetapi jaman sekarang kalaupun kerabat kita sangat jauh, kita masih dapat berkomunikasi dengan mudahnya yaitu kita menggunakan salah satu contoh alat komukasi yaitu telfon genggam, gadget yang satu ini sangat menonjol di jaman sekarang di bandingkan dengan gadget-gadget yang lain.
Coba kita liat di jaman dahulu , orang-orang hanya mengandalkan selembar kertas untuk biasa berkomunikasi dengan kerabatnya yang berada jauh disana yaitu dengan salah diantaranya menggunakan surat menyurat walaupun masih sedikit orang yang mempergunakan surat untuk dapat berkomunikasi dengan para kerabatnya yang jauh disana tetapi surat merupakan suatu alat komunikasi yang ada di jaman dahulu.
Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang di kehendakinya, yang berisi tulisan, pernyataan , suatu kabar, harapan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan dari penulis surat tersebut . Itu arti surat secara umum atau yang biasanya masyarakat tahu.
Fungsi Surat
Terdapat beberapa fungsi diantaranya ialah untuk:
- Sarana pemberitahuan
- Sarana permintaan
- Buah pikiran
- Ide atau gagasan
- Sebagai sebuah alat pengingat
- Bukti historis
- Pedoman kerja
Jenis-Jenis Surat
Surat memiliki dua jenis yakni surat pribadi dan surat resmi, untuk dapat memahami perbedaannya simak uraian dibawah ini:
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di bilang surat yang tujuannya hanya untuk seseorang . Surat ini yang di tujukan antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu tidak menggunakan kop surat, tidak ada nomor surat, salam pembuka dan penutup bervariasi, menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis, dan format tulisan surat bebas.
Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh menggunakan bahasa yang semaunya.
Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah , surat cinta dari pasangan, surat undangan ulang tahun , surat kepada sahabat, dan lain-lain yang masih belum bisa disebutkan di makalah ini.
Ciri-Ciri Surat Pribadi
Adapun ciri-ciri surat pribadi yang diantaranya yaitu:
- Tidak menggunakan kop surat
- Tidak menggunakan nomor surat
- Salam pembuka dan penutupnya lebih bervariasi
- Biasanya bahasa yang digunakan tidak formal terserah dengan keinginan si penulis
- Format surat bebas, tidak memiliki pakem-pakem tertentu.
Surat Resmi
Surat resmi ialah sebuah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran dan surat pemberitahuan.
Contoh dari surat resmi dalah surat undangan , surat edaran , dan surat pemberitahuan . Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini adalah :
- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
- Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
- Penggunaan ragam bahasa resmi
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
- Ada aturan format baku
Nah ini merupakan bagian-bagian surat resmi yang harus kita ketahui , adalah :
- Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga , alamat instansi dan logo instansi .
- Nomor surat yakni urutan surat yang akan dikirimkan .
- Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan selain surat .
- Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut .
- Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
- Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
- Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
- Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya.
- Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang biasanya disertai NIP.
- Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.
Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti usaha industri, bisnis, dan usaha jasa. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar. Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga , yaitu surat jual beli, kwitansi, dan perdagangan. Surat niaga juga format tulisannya hampir sama dengan surat resmi.
Beberapa Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Menulis Surat
Adapun beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat yaitu:
- Penulisan kepala surat
- Penulisan tanggal surat
- Penulisan alamat surat
- Penulisan salam pembuka
- Penulisan salam penutup
- Tanda tangan, nama jelas dan jabatan
- Penggunaan bentuk singkatan a.n dan u.b.
- Tembusan
- Inisial
Demikianlah pembahasan mengenai Surat – Pengertian, Fungsi dan Jenis. semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,, terima kasih banyak atas kunjungannya.
